Allgemeine Geschäftsbedingungen der dla-dielohnabrechner (dla)
- 1 Geltungsbereich, Vertragsschluss
(1) Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle – auch künftige – zwischen dem Mandanten und der dla geschlossenen Verträge über Leistungen der dla. Sie gelten im kaufmännischen Verkehr in ihrer jeweils aktuellen Fassung für die gesamte Dauer der Geschäftsbeziehung mit einem Mandanten. Von diesen allgemeinen Geschäftsbedingungen abweichende Bedingungen eines Mandanten werden nur anerkannt, wenn die dla ihrer Geltung in Textform zugestimmt hat. Dies gilt auch, soweit die dla einen Mandantenauftrag in Kenntnis entgegenstehender oder abweichender Bedingungen des Mandanten vorbehaltlos ausführt. Von diesen Geschäftsbedingungen abweichende oder die Geschäftsbedingungen ergänzende Abreden bedürfen der Textform.
(2) Alle Angebote der dla sind freibleibend, sofern nicht in einem Angebot ausdrücklich etwas anderes bestimmt wird. Vertragsabschlüsse und sonstige Vereinbarungen werden erst durch die Bestätigung der dla in Textform verbindlich. Dies gilt auch für nachträglich hinsichtlich eines abgeschlossenen Vertrages getroffene Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen (z.B. Optionaler Dienstleistungen). Die Mitarbeiter der dla sind nicht befugt, mit dem Mandanten mündlich Vertragsänderungen, -ergänzungen oder Nebenabreden zu vereinbaren. Die Angebote, Preise und Auftragsbestätigungen der dla enthalten keine gesetzliche Mehrwertsteuer. Diese wird immer gesondert ausgewiesen und berechnet.
(3) Die dla erbringt ihre Leistungen ausschließlich auf der Basis des jeweiligen Leistungsvertrags in Verbindung mit diesen allgemeinen Geschäftsbedingungen.
- 2 Vertragsgegenstand
(1) Vertragsgegenstand ist die Erbringung der in dem Leistungsvertrag bezeichneten Lohnabrechnungsleistungen. Die dla leistet ausdrücklich keine Steuer-/Sozialversicherungs- und Rechtsberatung.
(2) Die dla übernimmt weder ganz noch teilweise Aufgaben der Personalverwaltung für den Mandanten – es sei denn, als vereinbarte Sonderleistung. Die Personalverwaltung verbleibt in der alleinigen Verantwortung des Mandanten. Die dla erfasst, speichert, verarbeitet und nutzt die zur Lohnabrechnung übermittelten Daten im Auftrag des Mandanten. Soweit es sich um personenbezogene Daten handelt, erfolgt die Datenverarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Die dla erhält ausschließlich Kopien der zu verarbeitenden Daten. Für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Lohnunterlagen ist der Mandant verantwortlich.
(3) Die dla ist berechtigt, sich – vorbehaltlich getroffener abweichender Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung – zur Erbringung der vereinbarten Leistungen Dritter als Unterauftragnehmer zu bedienen, bleibt jedoch für die vertragsgemäße Leistungserbringung gegenüber dem Mandanten allein verantwortlich. Soweit nicht ausdrücklich abweichend vereinbart, stellen Leistungs- bzw. Ausführungsfristen unverbindliche Richtwerte dar.
(4) Die Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen durch die dla erfolgt ausschließlich während der üblichen Geschäftszeiten der dla.
- 3 Mitwirkung des Mandanten
(1) Der Mandant unterstützt die dla bei Erbringung der geschuldeten Leistungen im erforderlichen Umfang und wird insbesondere der dla auf eigene Kosten alle für die Durchführung dieses Vertrages notwendigen Informationen und Unterlagen in Schriftform zur Verfügung stellen.
(2) Der Mandant wird die Lohnabrechnungsdaten mindestens 3 Bankarbeitstage vor Erstellung der Abrechnung – nach Maßgabe der konkreten Vereinbarungen mit der dla – in schriftlicher oder elektronischer Form verbunden mit der Weisung, die Daten im Mandantenauftrag zu verarbeiten, an die dla übermitteln. Der Mandant wird insbesondere die zur Erfassung der Stamm- und Bewegungsdaten dienenden Formulare der dla nach bestem Wissen und Gewissen rechtzeitig (ebenfalls mindestens 3 Bankarbeitstage vor Erstellung der Abrechnung), richtig und vollständig ausfüllen und an die dla übermitteln. Der Mandant versichert, dass die von ihm mitgeteilten Vortragswerte, auf denen die weitere Lohnabrechnung der dla aufbaut, richtig sind.
(3) Der Mandant wird erstmals bei Vertragsbeginn und anschließend vor jeder erfolgenden Abrechnung die Freigabe der Lohnabrechnungsdaten erklären. Erst mit Zugang der Freigabeerklärung beginnt die dla mit der laufenden Abrechnung.
(4) Der Mandant wird bei einer eventuell stattfindenden datenschutzrechtlichen Betriebsprüfung im erforderlichen Umfange mitwirken. Jegliche Betriebsprüfungen finden entweder direkt bei dem Mandanten oder direkt in der Behörde statt. Die entsprechende Archiv-DVD mit den prüfungsrelevanten Daten wird zur Verfügung gestellt.
- 4 Ausführung der Leistungen
(1) Nach Abschluss des Vertrages wird die dla mit den vom Mandanten übermittelten Daten für den Mandanten und in dessen Auftrag eine Firmen- und Mitarbeiter-Stammdatei sowie weitere Dateien einrichten, soweit diese für die Erfüllung vereinbarten Abrechnungsleistungen erforderlich sind.
(2) Die dla ist verpflichtet, die vereinbarten Abrechnungsleistungen bis zum dort angegebenen Abrechnungstermin zu erbringen und die Abrechnung an den Mandanten abzusenden. Der Mandant ist verpflichtet, die hierfür erforderlichen Bewegungsdaten spätestens 3 Bankarbeitstage vor dem Abrechnungstermin an die dla nach Maßgabe des § 3 zu übermitteln. In den Monaten, in denen die Abrechnungstermine auf einen gesetzlichen Feiertag oder zwischen mehrere gesetzliche Feiertage fallen, sind die Bewegungsdaten mit einer Vorlauffrist von weiteren 2 Bankarbeitstagen zum Abrechnungstermin, mithin also insgesamt 5 Bankarbeitstage vorher, mitzuteilen, um die rechtzeitige Absendung der Lohnunterlagen sicherzustellen. Bei nicht rechtzeitigem Eingang der Bewegungsdaten verschiebt sich der vereinbarte Abrechnungstermin um den Zeitraum der Verspätung.
(3) Etwaige Vermögensnachteile des Mandanten aufgrund vom Mandanten nicht eingehaltener Termine hat die dla nicht zu vertreten.
(4) Die dla ist berechtigt, bei Vorliegen eines wichtigen Grundes anstelle der geschuldeten Lohnabrechnungen zunächst Abschlagsabrechnungen zu erteilen. Ein wichtiger Grund liegt z.B. vor
- bei erforderlicher Einarbeitung kurzfristiger Gesetzesänderungen,
- unvorhergesehenen und von der dla nicht zu vertretenden Personalengpässen auf Grund von Krankheit (z. B. Grippe-Epidemie).
Die Durchführung von Abschlagsabrechnungen ist dem Mandanten unverzüglich mit Bekanntwerden des wichtigen Grundes in schriftlicher oder elektronischer Form mitzuteilen. Die dla ist verpflichtet, die vollständige Abrechnung innerhalb einer Frist von 10 Tagen ab Versendung der Abschlagsabrech-nungen zu erstellen und an den Mandanten abzusenden.
(5) Die dla wird – vorbehaltlich einer jederzeit abweichenden Einzelweisung des Mandanten – die für den Mandanten im Rahmen der vertraglichen Leistungserbringung bearbeiteten Unterlagen zehn Jahre aufbewahren. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Kopien der vom Mandanten übersandten Originale und um Kopien der an den Mandanten übersandten Lohnabrechnungsunterlagen. Originalunterlagen des Mandanten werden laufend und schnellstmöglich an den Mandanten zurückgesandt. Die Aufbewahrungsverpflichtung für die Kopien des Mandanten endet ungeachtet der 10-Jahrefrist bei Beendigung des mit dem Mandanten geschlossenen Vertrages – gleich aus welchem Rechtsgrund. Der Mandant ist jederzeit berechtigt, gegen gesondertes Entgelt nach Maßgabe der jeweils gültigen Preisliste Auszüge/Kopien der bei der dla aufbewahrten Mandantenunterlagen anzufordern.
- 5 Preise, Rechnungen, Zahlungen
(1) Soweit sich aus der individuellen Vereinbarung nicht etwas anderes ergibt, werden sämtliche Leistungen der dla nach der jeweils gültigen Preisliste zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer abgerechnet.
(2) Die dla stellt ihre Leistungen nach jeder durch den Mandanten gemäß § 3 Abs. (3) freigegebenen Abrechnung bzw. Korrektur in Rechnung. Der Rechnungsversand für Mandanten erfolgt ausschließlich elektronisch per E-Mail. Die Rechnung ist spätestens eine Woche nach Erhalt ohne Abzug fällig.
(3) Zahlt der Mandant trotz Fälligkeit eines Rechnungsbetrages nicht, ist die dla berechtigt, die weitere Leistungserbringung für den Mandanten bis zum Ausgleich aller offenen Beträge einzustellen. Die dla wird den Mandanten hierauf vor Einstellung der Leistungen gesondert per E-Mail an die vom Mandanten hinterlegte E-Mail-Adresse unter einer Nachfristsetzung von fünf Bankarbeitstagen hinweisen.
(4) Die dla hat das Recht, die vereinbarte Vergütung durch schriftliche oder elektronische Ankündigung unter Einhaltung einer Frist von 6 Wochen zum Quartalsende zu ändern. Eine solche Änderung ist jedoch frühestens 12 Monate nach Vertragsschluss zulässig und darf die Vergütung des vorausgehenden Zwölfmonatszeitraumes um nicht mehr als 10% übersteigen. Soweit eine Erhöhung der Vergütung um mehr als 5% des vorausgehenden Zwölfmonatszeitraumes erfolgt, hat der Mandant das Recht, den Vertrag schriftlich mit einer Frist von 3 Wochen zum Erhöhungszeitpunkt zu kündigen. Die dla weist den Mandanten auf diese Kündigungsmöglichkeit und Bedeutung der Frist mit Mitteilung der beabsichtigten Preiserhöhung schriftlich hin. Die Frist beginnt mit Erhalt dieser Mitteilung zu laufen.
(5) Gegenüber Forderungen der dla kann der Mandant nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen.
(6) Der Mandant ist nicht berechtigt, wegen Gegenforderungen Zahlungen zurückzuhalten. Es sei denn, die Gegenforderungen sind unbestritten oder rechtskräftig festgestellt.
- 6 Gewährleistung
(1) Aufgetretene Mängel und Fehler sind der dla unmittelbar nach ihrer Feststellung in schriftlicher oder elektronischer Form nachvollziehbar mitzuteilen. Erkennbare Mängel sind spätestens innerhalb von fünf Bankarbeitstagen mitzuteilen. Versteckte Mängel sind unverzüglich nach Kenntniserlangung mitzuteilen. Im Übrigen gilt die handelsrechtliche Rügeobliegenheit uneingeschränkt. Gelingt der dla die Beseitigung der angezeigten Mängel oder Fehler im Rahmen der Nacherfüllung nicht innerhalb von 2 Wochen ab Eingang der Mängelanzeige und schlägt sie auch innerhalb von 2 Wochen ab Eingang der erneuten Mängelanzeige des Mandanten fehl, so stehen dem Mandanten die jeweiligen weitergehenden gesetzlichen Gewährleistungsrechte zu. Ergibt eine Überprüfung, dass kein von der dla zu vertretender Mangel oder Fehler vorgelegen hat, so kann die dla eine Aufwandserstattung entsprechend der Preisliste „Sonderarbeiten“ nach Zeitaufwand verlangen.
(2) Die Gewährleistungsfrist beträgt ein Jahr.
- 7 Haftung
Für mündliche Auskünfte haften wir nur, soweit sie von uns schriftlich (eigenhändige Originalunterschrift) bestätigt wird.
Die dla haftet auf Schadenersatz, gleich aus welchem Rechtsgrund, nur für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit. Dies gilt auch für Vertreter oder Erfüllungsgehilfen der dla. Der Haftungsausschluss für leichte Fahrlässigkeit gilt nicht bei Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, hier der Höhe nach jedoch begrenzt auf den typischen vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind abstrakt solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung ein Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und bei Fehlen einer Beschaffenheit, für die dla eine Garantie übernommen hat, bleibt von den vorstehenden Bestimmungen unberührt.
Die Verjährungsfrist für Ansprüche gegen die dla beträgt abweichend von der gesetzlichen Regelung ein Jahr. Für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei grob fahrlässigem oder vorsätzlichem Verhalten der dla und bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder bei Fehlen einer Beschaffenheit, für die dla eine Garantie übernommen hat, gelten die jeweiligen gesetzlichen Verjährungsfristen.
- 8 Höhere Gewalt
Unvorhergesehene, unvermeidbare und außergewöhnliche betriebsfremde Ereignisse (höhere Gewalt), die die Leistungen der dla erschweren oder vorübergehend unmöglich machen, berechtigen die dla, die Erfüllung ihrer Leistungsverpflichtungen um die Dauer der Behinderung und um eine angemessene Anlaufzeit von längstens 3 Monaten hinauszuschieben. Der höheren Gewalt stehen insbesondere Arbeitskämpfe, Streiks, Aussperrungen, unvorhersehbare Betriebsstörungen, unvermeidbare Rohstoffverknappungen sowie alle sonstigen Ereignisse gleich, die die dla nicht zu vertreten hat.
- 9 Geheimhaltung, Datenschutz
Die dla wird die im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit dem Mandanten zur Auftragsbearbeitung und -abwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten unter Beachtung aller datenschutzrechtlichen Vorschriften erheben, verarbeiten und nutzen. Soweit die dla für den Mandanten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig wird, gelten ergänzend ggf. gesonderte Regelungen aus einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
- 10 Datenaustausch
Für eine optimierte Betreuung und für die Bearbeitung des Auftrages ist ein interdisziplinäres Zusammenarbeiten sowie ein Informationsaustausch zwischen dem Mandanten und der dla erforderlich. Im Rahmen des Auftragsverhältnisses werden zur Erleichterung und Beschleunigung der Auftragsabwicklung Informationen und Daten vorzugsweise auf elektronischem Weg ausgetauscht. Dabei ist bekannt, dass Daten, die über das Internet versendet werden, nicht zuverlässig gegen Zugriffe Dritter geschützt werden, verloren gehen, verzögert übermittelt oder mit Viren befallen sein können.
- 11 Änderung der allgemeinen Geschäftsbedingungen
Die dla behält sich vor, diese allgemeinen Geschäftsbedingungen zu ändern. Im Rahmen einer laufenden Vertragsbeziehung werden geänderte allgemeine Geschäftsbedingungen gegenüber dem Mandanten wirksam, wenn die dla den Mandanten hiervon unter gleichzeitiger Übermittlung der geänderten allgemeinen Geschäftsbedingungen in Kenntnis setzt und der Mandant den geänderten allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht innerhalb von vier Wochen nach Empfang der die Änderung bekannt gebenden Mitteilung schriftlich oder per E-Mail widerspricht. Die dla wird den Mandanten mit Übermittlung der Änderungsmittelung auch auf die Möglichkeit des Widerspruchs innerhalb der genannten Frist hinweisen.
- 12 Vertragsdauer und Kündigung
(1) Der Vertrag tritt zum angegebenen Termin in Kraft. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate. Diese Mindestvertragslaufzeit kann mit einer Frist von 3 Kalendermonaten zum Monatsende gekündigt werden. Danach ist eine Kündigung des Vertrages mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Monatsende jederzeit kündbar. Wenn der Mandant keine Abrechnungsfälle mehr einreicht, also ab dem Monat, in dem erstmalig keine Lohnabrechnung mehr an die dla in Auftrag gegeben wird, gilt dies als ordentliche Kündigungserklärung mit ebenfalls dreimonatiger Kündigungsfrist zum Monatsende.
(2) Im Falle einer ordentlichen Kündigung des Vertrages durch den Mandanten ist der Mandant im Falle der Reduzierung oder vollständigen Aufgabe der von ihm eingereichten Abrechnungsfälle verpflichtet, bis zur Wirksamkeit der Kündigung mindestens laufende monatliche Vergütungen in Höhe des durchschnittlichen monatlichen Vergütungsvolumens der letzten sechs Vertragsmonate vor der Kündigung zu zahlen.
(3) Das Recht zur außerordentlichen fristlosen Kündigung aus wichtigem Grunde bleibt unberührt.
(4) Sofern dieser Vertrag durch Kündigung endet, wird die dla sämtliche für den Mandanten gespeicherte Daten (Kopien der Unterlagen des Mandanten) – soweit archiviert – nach dem vereinbarten Vertragsende und der Erledigung aller eventuell anfallenden Abschlussarbeiten löschen. Auf Wunsch des Mandanten erstellt die dla vor Löschung der Daten für den Mandanten nach Maßgabe der jeweils gültigen Preisliste eine die gelöschten Daten berücksichtigende GDPdU-Daten-CD und/oder Archiv-CD und übersendet diese an den Mandanten.
- 13 Schlussbestimmungen
(1) Für sämtliche Vereinbarungen mit der dla gilt ausschließlich deutsches materielles Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts.
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle aus oder im Zusammenhang mit von der dla erbrachten Leistungen entstehenden Rechtsstreitigkeiten ist Miesbach.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam, nichtig oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies die Gültigkeit der getroffenen Vereinbarungen im Übrigen nicht.
Stand: 01.08.2020